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浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式

发布时间:2009-12-18 作者:张浩 浏览次数: 字体:[ ]

为适应档案管理现代化建设和发展的需要,建立浙江省统一的档案检索和管理体系,更好地开发档案信息资源,实现档案馆间的档案信息资源共享,特制定本标准。

1、范围

  1.1 本标准规定了交换建国后档案目录数据时所使用的格式。

  1.2 本标准规定的档案目录数据文件的组织方式是以.dbf为扩展名的数据库文件。

  1.3 本标准涉及的各种符号,如“*”、“#”、“()”、“;”等等,在计算机录入时,一律用“半角”录入。

  1.4 本标准适用于全省各级档案馆档案目录数据库结构与其目录数据的交换,档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。

2、定义

本标准采用下列定义:

  2.1 档案目录

按照一定的秩序编排而成的条目组合,是管理、检索和报道档案的工具。

  2.2 机读目录

将档案目录依照一定的格式输入计算机内,可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。

  2.3 数据

对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。

  2.4 记录

完整描述一件事物的相关数据处理单元。

  2.5 字段

记录中可标识的特定范围数据。

  2.6 必须著录项目

指全省范围的或由省档案馆组织的数据库,各馆进行数据交换时,必须有的项目。

  2.7 选择著录项目

指各馆可根据本馆数据库的情况和目标,选择所需的著录项目。选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。

3、数据库结构

本标准包括《案卷级目录数据库结构与著录格式》、《文件级目录(1)数据库结构与著录格式》和《文件级目录(2)数据库结构与著录格式》三个数据交换格式。

《案卷级目录数据库结构与著录格式》和《文件级目录(1)数据库结构与著录格式》适用于文书立卷改革前的档案目录。《文件级目录(2)数据库结构与著录格式》适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案目录。

  3.1 案卷级目录数据库结构与著录格式

  3.1.1 案卷级目录数据库结构及字段(见表1)

案卷级目录数据库结构及字段一览表

 

字段名称

字段名

字段类型

长度

档案馆代码

GDM

C

6

全宗号

QZH

C

4

目录号

MLH

C

3

案卷号

AJH

C

5

题 名

TM

C

254

责任者

ZRZ

C

100

文件起始时间

WQS

C

6

文件终止时间

WZS

C

6

控制符

KZF

C

1

密 级

MJ

C

4

保管期限

BGQX

C

4

卷内文件份数

WJFS

N

2

分类号

FLH

C

80

关键词

GJC

C

80

主题词

ZTC

C

80

目录级别符

MLJBF

C

1

载体类型

ZTLX

c

6

载体规格

ZTGG

C

15

载体数量

ZTSL

C

6

附 注

FZ

C

40

注:“字段名称”指该字段的显示名称,“字段名”指数据库中的实际存取字段名(下同)。

  3.1.2 案卷级目录字段著录格式

  3.1.2.1 档案馆代码、档号、题名、责任者、文件起止时间、控制符为必须著录项目。其他著录项目为选择著录项目。

  3.1.2.2 档案馆代码:档案馆代码依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》著录。档案馆代码在目录中心或报道交流时必须著录。

  3.1.2.3 全宗号:是档案馆在管理档案过程中,赋予每一个全宗的代码。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,建国后档案用“J”;后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。如“J002”表示建国后2号全宗档案。

  3.1.2.4 目录号:是全宗内案卷目录的顺序号。目录号以三位阿拉伯数字标识。可按不同时间,不同组织机构,不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。如“003”表示目录号。

  3.1.2.5 案卷号:用三位阿拉伯数字标识。按目录内的案卷排列次序流水编号,不应有空号。如“123”表示案卷号。若有之一、之二卷,则在案卷号后用阿拉伯数字标识,加“()”。如“123(2)”表示123号卷的第二卷。

  3.1.2.6 题名:又称案卷标题、题目,是表达档案中心内容、形式特征的名称。案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长,一般应重新拟写,将原题名修改好再著录。

  3.1.2.7 责任者:案卷级的责任者著录产生档案的单位及内部组织机构。如“浙江省交通厅办公室”。单位必须著录全称或不发生误解的通用简称。

例1:“中国共产党浙江省委”或“中共浙江省委”;

例2:“浙江省交通厅”。

以上不应简称为“省委”、“省交通厅”等。

  3.1.2.8 时间项:时间项分为起始时间和终止时间。时间项著录到月为止。时间项一律用6位阿拉伯数字表示,第1-4位表示年,第5-6位表示月。如“198108”。

文件时间不完整或部分时间字迹不清时,起码应考证出年份,其次考证出月。月考证不出,以“0”补之。考证不出准确年份,可著录大致年份。如50年代的,起始时间著录为“195001”;终止时间著录为“195912”。

  3.1.2.9 控制符:按开放档案的要求,档案馆档案分为开放档案和控制档案。开放档案著录为“*”,控制档案不著录。

  3.1.2.10 密级:密级是文件保密程度的等级。案卷以卷内文件密级最高的文件作为该案卷的密级。GB/T7256-1987第四章将文献保密等级划分为六个等级,名称与代码如下:

文献保密等级代码

名 称

汉字代码

公开级

公 开

国内级

国 内

内部级

内 部

秘密级

秘 密

机密级

机 密

绝密级

绝 密

著录时应著录汉字代码。密级一般按文件形成时所定密级著录,对已升、降、解密的文件,应著录新的密级,公开级、国内级可不著录。

  3.1.2.11 保管期限:保管期限一般分为永久、长期、短期三种。

  3.1.2.12 卷内文件份数 :用阿拉伯数字表示。

  3.1.2.13 分类号:分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。案卷内容有多少主题就标引多少分类号。多个分类号之间用“;”间隔。

  3.1.2.14 关键词:是指不借助主题词表直接使用未经规范的自然语言进行标引的检索标识。关键词可标引分类号的汉语类名。多个关键词之间用“;”间隔。

  3.1.2.15 主题词:主题词按照《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》、中共中央办公厅《公文主题词表》、《国务院公文主题词表》及本专业、本单位的规范词表进行标引。文件内容有多少主题标引多少主题词。多个主题词之间用“;”间隔。

  3.1.2.16 目录级别符:有文件级目录则著录“#”,无文件级目录则不著录。

  3.1.2.17 载体类型:档案的载体类型分为纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案不予著录,其他载体类型据实著录。

  3.1.2.18 载体规格:标准的文书档案,如16K,A4纸的文件不著录,其他特殊类型的档案应著录。规格指档案载体的尺寸及型号。

例1:105mm*148mm;

例2:3/4英寸。

  3.1.2.19 载体数量:特种载体档案著录,其他档案不著录。数量用阿拉伯数字表示,单位用档案物质形态的统计单位,如“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。

  3.1.2.20 附注:附注著录档案中需要解释和补充的事项。

  3.2 文件级目录(1)数据库结构与著录格式

  3.2.1文件级目录(1)数据库结构及字段(见表2)

 

文件级目录(1)数据库结构及字段一览表

 

 

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

档案馆代码

GDM

C

6

全宗号

QZH

C

4

目录号

MLH

C

3

案卷号

AJH

C

5

张页号

ZYH

C

3

正题名

ZTM

C

200

责任者

ZRZ

C

100

文件形成时间

XCSJ

C

10

控制符

KZF

C

1

附 件

FJ

C

120

稿 本

GB

C

8

密 级

MJ

C

4

保管期限

BGQX

C

4

文件编号

WJBH

C

25

分类号

FLH

C

80

关键词

GJC

C

80

主题词

ZTC

C

80

载体类型

ZTLX

C

6

载体数量

ZTSL

C

6

载体规格

ZTGG

C

15

附 注

FZ

C

100

全文标识

QWBS

C

250

2.       文件级目录(1)字段著录格式

  3.2.2.1 著录项目选择:档案馆代码、档号、正题名、责任者、文件形成时间、控制符为必须著录项目。其他著录项目为选择著录项目。

  3.2.2.2 档案馆代码:档案馆代码依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》著录。档案馆代码在目录中心或报道交流时必须著录。

  3.2.2.3 全宗号是档案馆在管理档案过程中,赋予每一个全宗的代码。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,用“J”表示建国后档案;后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。如“J002”表示建国后2号全宗档案。

  3.2.2.4 目录号:是全宗内案卷目录的顺序号。目录号以三位阿拉伯数字标识。可按不同时间,不同组织机构,不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。如“003”表示目录号。

  3.2.2.5 案卷号:用三位阿拉伯数字标识。按目录内的案卷排列次序流水编号,不应有空号。如“123”表示案卷号。若有之一、之二卷,则在案卷号后用阿拉伯数字标识,加“()”。如“123(2)”表示123号卷的第二卷。

  3.2.2.6 张页号:是案卷内文件每页(张)的顺序号。张页号用三位阿拉伯数字标识。如“043”表示张页号。

  3.2.2.7 正题名:文件的文首的题名。有副题名原文照录于正题名后。没有题名,依据其内容拟写题名,并加“[ ]”号。题名不能揭示内容时,原题名照录,并根据其内容另拟题名附后,加“[ ]”号。

  3.2.2.8 责任者:责任者,也称作者,是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者有多个时,责任者之间以“;”号相隔。个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责,并加“()”号。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。

例1:“中国共产党浙江省委”或“中共浙江省委”;

例2:“浙江省交通厅”。

以上不应简称为“省委”、“省交通厅”等。

  3.2.2.9 文件形成时间:一般公私文书、信札为发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。条约、合同、协议为签署时间。时间项一律用8位阿拉伯数字表示,第1-4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日。如“19810824”。

文件时间不完整或部分时间字迹不清的著录。月日缺少或不清部分以“0”补之;年缺少或不清,应考证出年份,加“[ ]”号。考证不出年份,应考证出大致年份,著录该年代的起始年份,月日用“0”表示,加“[ ]”号。如五十年代的文件,著录为“19500000”。

  3.2.2.10 控制符:按开放档案的要求,档案馆档案分为开放档案和控制档案。开放档案著录为“*”,控制档案不著录。

  3.2.2.11 附件:附件是指文件正文后的附加材料,只著录附件题名。有多个附件时,应逐一著录各附件题名。附件过多,题名又具有独立检索意义时,应另行著录条目,但应在附注中加以说明。

  3.2.2.12 稿本:稿本是指文件的文稿、文本和版本。稿本依据实际情况著录为草稿、定稿、手稿、正本、副本、试行本、修订本等。

  3.2.2.13 密级:密级是文件保密程度的等级。GB/T7256-1987第四章将文献保密等级划分为六个等级,名称与代码如下:

 

文献保密等级代码表

 

名 称

汉字代码

公开级

公 开

国内级

国 内

内部级

内 部

秘密级

秘 密

机密级

机 密

绝密级

绝 密

著录时应著录汉字代码。密级一般按文件形成时所定密级著录,对已升、降、解密的文件,应著录新的密级,公开级、国内级可不著录。

  3.2.2.14 保管期限:保管期限一般分为永久、长期、短期三种。

  3.2.2.15 文件编号:文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的,著录主办机关的文件编号。文件编号的括号原文可能采用各种符号,本标准规定,一律用“[]”著录。

  3.2.2.16 分类号:分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。文件内容有多少主题就标引多少分类号。多个分类号之间用“;”间隔。

  3.2.2.17 关键词:是指不借助主题词表直接使用未经规范的自然语言进行标引的检索标识。关键词可标引分类号的汉语类名。多个关键词之间用“;”间隔。

  3.2.2.18 主题词:主题词按照《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》、中共中央办公厅《公文主题词表》、《国务院公文主题词表》及本专业、本单位的规范词表进行标引。文件内容有多少个主题标引多少个主题词。多个主题词之间用“;”间隔。

  3.2.2.19 载体类型:档案的载体类型分为纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案不予著录,其他载体类型据实著录。

  3.2.2.20 载体数量:特种载体档案著录,其他档案不著录。数量用阿拉伯数字表示,单位用档案物质形态的统计单位,如“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。

  3.2.2.21 载体规格:标准的文书档案,如16K,A4纸的文件不著录,其他特殊类型的档案应著录。规格指档案载体的尺寸及型号。

例1:105mm*148mm;

例2:3/4英寸。

  3.2.2.22 附注:附注著录档案中需要解释和补充的事项。

  3.2.2.23 全文标识:用于访问全文。文件正文有电子文件形式的著录,无电子文件形式的不著录。全文标识包括全文文件的路径、名称和文件格式三个部分。

例“c:zjdaj浙江省档案局文件目录.TXT ”。其中,“c:zjdaj”为路径,“浙江省档案局文件目录”为文件名,“.TXT”为文件格式。

文件格式应尽量采用通用文件格式。国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》推荐的通用文件格式为:文字型数据采用XML 文档和RTF、TXT格式;扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式;视频数据采用MPEG、AVI格式;音频数据采用MP3、WAV等格式。确需采用专用(非通用)格式的,应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。

  3.3 文件级目录(2)数据库结构与著录格式

  3.3.1 文件级目录(2)数据库结构与字段(见表2)

 

文件级目录(2)数据库结构与字段一览表

 

 

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

档案馆代码

GDM

C

6

全宗号

QZH

C

6

年 度

ND

C

4

档案馆编件号

GBJH

C

5

正题名

ZTM

C

200

责任者

ZRZ

C

100

文件形成时间

XCSJ

C

10

控制符

KZF

C

1

档案室编件号

SBJH

C

4

组织机构

ZZJG

C

10

问 题

WT

C

10

附 件

FJ

C

120

稿 本

GB

C

8

密 级

MJ

C

4

保管期限

BGQX

C

4

文件编号

WJBH

C

20

分类号

FLH

C

80

关键词

GJC

C

80

主题词

ZTC

C

80

载体类型

ZTLX

C

6

载体数量

ZTSL

C

6

载体规格

ZTGG

C

15

附 注

FZ

C

100

全文标识

QWBS

C

250

  3.3.2 文件级目录(2)字段著录格式

  3.3.2.1 著录项目选择:档案馆代码、全宗号、年度、档案馆编件号、正题名、责任者、文件形成时间、控制符为必须著录项目。其他项目为选择著录项目。

  3.3.2.2 档案馆代码:档案馆代码依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》著录。档案馆代码在目录中心或报道交流时必须著录。

  3.3.2.3 全宗号:全宗号是档案馆在管理档案过程中,赋予每一个全宗的代码。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,用“J”表示建国后档案。后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。如“J002”表示建国后2号全宗档案。

  3.3.2.4 年度:按照DA/T2000《归档文件整理规则》整理的档案,年度指文件形成年度,是一种分类方法。综合档案馆档案全宗内一律按年度分类,每年度内大流水编档案馆编件号。年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2002”。

  3.3.2.5 档案馆编件号:档案馆编件号是档案依据DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理,在接收进档案馆后,一个全宗内每年度的文件的排列顺序号。件号用五位阿拉伯数字标识。如“J002-2002-00236”表示2号全宗,2002年的第236号文件。

  3.3.2.6 正题名:文件的文首的题名。有副题名原文照录于正题名后。没有题名,依据其内容拟写题名,并加“[ ]”号。题名不能揭示内容时,原题名照录,并根据其内容另拟题名附后,加“[ ]”号。

  3.3.2.7 责任者:责任者,也称作者,是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者有多个时责任者之间以“;”号相隔。个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责,并加“()”号。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。

例1:“中国共产党浙江省委”或“中共浙江省委”;

例2:“浙江省交通厅”。

以上不应简称为“省委”、“省交通厅”等。

  3.3.2.8 文件形成时间:一般公私文书、信札为发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。条约、合同、协议为签署时间。时间项一律用8位阿拉伯数字表示,第1-4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日。如“20020824”。

  3.3.2.9 控制符:按开放档案的要求,档案馆档案分为开放档案和控制档案。对开放档案著录为“*”,控制档案不著录。

  3.3.2.10 档案室编件号:档案室编件号是档案依据DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理,文件的排列顺序号。用四位阿拉伯数字标识。如“0034”。

  3.3.2.11 组织机构:按照DA/T2000《归档文件整理规则》整理的档案,应著录组织机构。组织机构指作为文件分类方案的,文件形成或承办机构的名称或规范化简称。

  3.3.2.12 问题:按照DA/T2000《归档文件整理规则》整理的档案,应著录问题。问题指作为文件分类方案的问题名称或规范化简称。

  3.3.2.13 附件:附件是指文件正文后的附加材料,只著录附件题名。有多个附件时,应逐一著录各附件题名。附件过多,题名又具有独立检索意义时,应另行著录条目,但应在附注中加以说明。

  3.3.2.14 稿本:稿本是指文件的文稿、文本和版本。稿本依据实际情况著录为草稿、定稿、手稿、正本、副本、试行本、修订本等。

  3.3.2.15 密级:密级是文件保密程度的等级。GB/T7256-1987第四章将文献保密等级划分为六个等级,名称与代码如下:

文献保密等级代码表

名 称

汉字代码

公开级

公 开

国内级

国 内

内部级

内 部

秘密级

秘 密

机密级

机 密

绝密级

绝 密

著录时著录汉字代码。密级一般按文件形成时所定密级著录,对已升、降、解密的文件,应著录新的密级,公开级、国内级可不著录。

  3.3.2.16 保管期限:保管期限一般分为永久、长期、短期三种。

  3.3.2.17 文件编号:文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。

  3.3.2.18 分类号:分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。文件内容有多少主题就标引多少分类号。多个分类号之间用“;”间隔。

  3.3.2.19 关键词:是指不借助主题词表直接使用未经规范的自然语言进行标引的检索标识。关键词可标引分类号的汉语类名。多个关键词之间用“;”间隔。

  3.3.2.20 主题词:主题词按照《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》、中共中央办公厅《公文主题词表》、《国务院公文主题词表》及本专业、本单位的规范词表进行标引。文件内容有多少个主题就标引多少个主题词。多个主题词之间用“;”间隔。

  3.3.2.21 载体类型:档案的载体类型分为纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案不予著录,其他载体类型据实著录。

  3.3.2.22 载体规格:标准的文书档案,如16K,A4纸的文件不著录,其他特殊类型的档案应著录。规格指档案载体的尺寸及型号。

例1:105mm*148mm;

例2:3/4英寸。

  3.3.2.23 载体数量:特种载体档案著录,其他档案不著录。数量用阿拉伯数字表示,单位用档案物质形态的统计单位,如“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。

  3.3.2.24 附注:附注著录档案中需要解释和补充的事项。

  3.3.2.25 全文标识:用于访问全文。文件正文有电子文件形式的著录,无电子文件形式的不著录。全文标识包括全文文件的路径、名称和文件格式三个部分。

例“c:zjdaj浙江省档案局文件目录.TXT ”。其中,“c:zjdaj”为路径,“浙江省档案局文件目录”为文件名,“.TXT”为文件格式。

文件格式应尽量采用通用文件格式。国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》推荐的通用文件格式为:文字型数据采用XML 文档和RTF、TXT格式;扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式;视频数据采用MPEG、AVI格式;音频数据采用MP3、WAV等格式。确需采用专用(非通用)格式的,应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。

4、电子目录数据传递盘的要求

  4.1 经过加密处理的机读移交盘,移交的同时提供解密手段。

  4.2 经过压缩处理的机读目录移交盘,移交的同时提供解压手段。库文件长度超过存储介质容量时,可将库文件分为若干子文件存储。

  4.3 机读目录移交盘应带有外部标识,注明全宗单位名称、组织机构、全宗号、相关年度及盘号。

  4.4 机读目录移交盘采用光盘CD和3.5英寸软盘。网上传递仅限党委和政府内部网络。

 4.5 机读目录移交盘应经过检验,确为无病毒盘才能接收。
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