• 一、为什么要进行登记备份工作？

 

自然灾害频发

电子信息系统、电子数据的易改、易损等特性

电子文件的原始性、真实性尚未得到法律确认

其他人为因素引起的信息系统、电子数据损坏。

在此背景下——

国家档案局提出要建立档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系。

2009年底，中共中央和国务院办公厅印发了《电子文件管理暂行办法》，提出具有保存价值的电子文件应及时归档；有条件的应根据国家灾害备份的要求，建立电子文件备份中心或备份库。

2009年12月底，浙江省委办公厅、省政府办公厅印发《关于在全省开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》，提出在全省范围内开展档案与电子文件登记备份工作的要求。

登记备份的意义：

加强档案行政监管，确保档案电子文件安全。

实行证据保全,提供档案原始性真实性的第三方鉴证，降低社会交易成本。

整合社会档案资源，便于信息资源有效利用。

国家档案局评价:

档案电子文件登记备份工作是强化档案行政监管、提高政府安全保障能力的重要手段。

是转型期加强档案信息资源整合、实现档案信息资源集中统一管理的重要路径。

是新形势下加强和创新社会管理的新举措，是档案事业公共管理的新变革。具有创新性、前瞻性，为全国档案系统预防和化解档案安全风险提供了实践经验，值得在更大范围内推广。

是加强档案信息化建设和各项基础业务建设的重要载体。

 

• 二、什么是登记备份工作？

 

什么是档案与电子文件登记？

是指县级以上人民政府档案行政管理部门对本行政区域内的机关、团体、企事业单位和其他组织形成的、对国家和社会具有保存价值的档案与电子文件的形成情况、安全状况等予以记载和安全评价，作出备份处置决定的活动。

什么是档案与电子文件备份？

指根据档案行政管理部门的备份处置决定，由各登记单位对已登记审核、纳入备份范围的档案与电子文件，以电子备份的方式形成备份数据；再由档案行政管理部门确定的灾难备份服务机构（一般设在同级国家综合档案馆），对各单位报送的备份数据进行统一保存和管理的行为。

 

• 三、哪些档案与电子文件需要登记备份？

    包括机关、团体、企事业单位和其他组织在处理事务过程中形成的、对国家和社会具有重要保存价值的各种不同形式和载体的信息记录，包括传统载体档案、电子公文、电子业务数据等。

 

• 四、登记备份工作的范围和形式

列入登记备份的范围：

是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理事务过程中形成的、对国家和社会具有重要保存价值的各种不同形式和载体的信息记录，包括传统载体档案、电子公文、电子业务数据等。

具体怎样理解？

首先，确认列入登记备份的单位—

（一）按照国家档案行政管理部门有关档案移交的规定，向同级国家综合档案馆移交档案的单位；

（二）承担行政监管、公共服务、基本建设、社会管理、产业发展、生态保护、文化事业等职能，涉及公共安全、公共利益以及公民、法人或其他组织合法权益的单位；

（三）承担县级以上重点建设项目的建设单位；

（四）经依法批准设置的专门档案馆；

（五）其他根据国家和省的有关要求，需要登记备份的机关、国有企业、事业单位。

经同级档案行政管理部门认定，属于集体、个人所有的，对国家和社会具有保存价值的重要档案与电子文件，在自愿基础上，鼓励所有者向当地档案行政管理部门进行登记备份。

其次，确认各单位具体内容----

（一）具有较高历史保存价值，已纳入文件材料归档范围，永久、长期或30年以上保管期限的档案与电子文件；

（二）具有较高凭证价值，涉及公民、法人或其他组织合法权益的档案与电子文件；或事关国计民生，其安全问题将可能对经济运行、社会稳定带来较大影响的档案与电子文件。

（三）其他法律法规规定的，应纳入登记及备份范围的档案与电子文件。

重点项目登记备份的范围

立项申报、勘察设计、土地征迁、招投标等文件；

隐蔽工程施工监理文件；

竣工图；

竣工验收文件。

 

• 五、备份的形式有哪些？

 

（一）电子业务数据：指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成和处理的数据（库）。

电子业务数据一般采取数据库及信息系统整体打包备份的方式；已配置专业备份系统的登记单位，可直接报送经备份系统生成的原始备份数据。为便于管理、传输和技术检测，可根据需要将灾难备份数据按ZIP、ISO等无损、可还原的通用格式进行封装打包；有保密要求的，可对备份数据进行加密处理。

（二）电子公文：指各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成的公务电子文件（一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元数据和机读目录等）。

电子公文一般在办理完毕后采取按件归档、导出、整理、封装的方式，其前处理过程应按照国家和省有关规定执行，确保电子公文真实、完整、有效，满足法律法规规定的原件形式要求。有较高灾难备份需求的，可同时采取灾难备份的方式。

（三）档案数字化成果：指各单位传统载体档案经数字化转换后形成的数据成果，包括全文和机读目录等。传统载体档案在备份前需做好数字化转换工作。

档案数字化转换应符合国家、省和当地有关业务规范要求，档案数字化成果应当准确、完整地反映档案原件的内容和形式

（四）其他电子文件：除本条前三项形式外的属于登记备份范围规定的其它电子文件，如音视频电子文件、科技电子文件、数码照片等。

 

• 六、登记备份工作有哪些的流程

登记申报：登记单位应每年定期向同级档案行政管理部门进行档案与电子文件登记，并填写《档案与电子文件登记表》及其附件。

登记受理：档案行政管理部门应当根据各单位提交的申请登记材料，及时进行受理。

登记审查：档案行政管理部门应结合国家有关规定和已掌握的情况，对登记材料及其所涉及内容进行核实，并对登记单位的档案与电子文件安全管理体系及备份方案进行确认；根据登记单位档案与电子文件保存价值和管理现状，进行价值鉴定和安全评价，并作出档案与电子文件备份处置决定

登记反馈：档案行政管理部门经审查，及时向登记单位反馈登记审核结果和备份处置决定。

 备份数据报送：各登记单位根据档案行政管理部门的登记审核结果及作出的备份处置决定，按照要求开展备份工作，并将备份数据报送至档案行政管理部门审核确定的灾难备份服务机构。在报送备份数据时，各登记单位应将数据进行打包，并填报《档案与电子文件备份情况表》和《档案备份数据移交、接收检验表》等材料。

报送备份的数据包括案卷目录数据库、文件目录数据库、文件内容几个部分。

数据库结构应符合浙档[2011]17号文规定形成数据库各字段名、长度及其填写的内容，应符合规定。

备份数据检测与反馈：灾难备份服务机构应对各单位报送的备份数据进行业务和技术检测。根据检测情况，由灾难备份服务机构填写《档案备份数据移交、接收检验表》，并及时反馈给申报单位；采取在线备份时，可采取集中反馈的方式。对于备份数据不符合要求的，登记单位应在收到反馈后及时整改，再按要求重新报送。

 

• 七、备份数据质量有什么要求？

 

各登记单位备份数据质量检测的主要项目及指标：

（一）备份载体质量是否符合要求，是否携带计算机病毒等；

（二）备份数据的数字摘要码（如MD5码）及其他技术指标是否与《档案与电子文件备份情况表》的信息一致；

（三）备份数据质量是否符合规范要求。其中，档案数字化成果抽捡合格率应达到95%以上（含95%）；按件归档的电子公文，其内容真实、有效，结构和背景信息等要素齐全，符合有关电子公文归档规范要求；电子业务数据或采取灾难备份方式的电子公文，其业务技术要求与备份方案一致，已经过模拟恢复测试。

（四）目录与全文能否顺利挂接。

具体质量技术要求有：

（一）传统载体档案：各单位应参照《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》等有关要求，对列入备份范围的传统档案进行数字化转换。纸质档案扫描采用彩色模式，分辨率150dpi以上，以多页或单页的TIFF格式保存（一个单位的同一登记备份批次只能选择一种格式，TIFF格式采用LZW压缩或不压缩）。目录数据库及全文挂接均应符合本区域内档案行政管理部门相关标准规范要求。

为确保数字化成果能准确、完整反映原始档案内容，应将定稿与原稿（包括收发文处理单及留痕稿）一并扫描。

（二）电子公文：应按照省“两办”《关于切实加强电子文件管理的实施意见（暂行）》和省档案局《浙江省省直单位电子公文归档管理暂行办法》的要求，以件为单位开展电子公文的归档与备份。

归档电子公文应包括如下内容：电子公文版式文件及留痕稿、收发文处理单、元数据、其他相关附件或程序文件；同时，每份归档载体上应保存对应机读目录。对于采取灾难备份方式的电子公文，其备份数据应真实、完整、有效，能通过一定的措施还原到原始备份时点状态。

（三）电子业务数据：按照档案行政管理部门审核确定的备份方案，按照灾难备份的要求进行周期性备份。备份数据应真实、完整、有效，能通过一定的措施还原到原始备份时点状态。

（四）备份载体的选择

使用光盘作为备份载体时，要采用JVC国际档案级光盘或SONY单盒装刻录光盘作为数据备份光盘。刻录前应对光盘进行材质检测，并以8倍速或不超过8倍速进行刻录，以确保数据刻录的质量。光盘标签面应采取专用“光盘标签笔”书写，不得使用硬笔在光盘标签面上书写，不得使用粘贴不干胶的标签方式。载体编号采取“全宗号（或单位编号）-年度-年度内载体顺序号”的编号方式。