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台州市市直单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法

发布时间:2014-10-30 作者:张凌康 浏览次数: 字体:[ ]

第一章   

第一条  为规范我市市直单位电子公文与电子档案管理工作,确保电子档案的真实、完整、可用和安全,促进档案信息资源开发与利用共享,根据《电子档案移交与接收办法》(档发[2012]7号)、《浙江省档案登记备份管理办法》(浙江省人民政府令第306号)、《浙江省档案登记备份工作规范》(浙档发[2013]23号)等相关法律法规和规范,结合市直单位工作实际,制定本办法。

第二条  本办法所称电子公文,是市直各单位在管理过程中通过计算机生成、办理、传输和存储的具有规范格式的公文类的电子文件。本办法所称电子档案专指归档后的电子公文。

第三条  本办法所称元数据,是指描述电子公文和电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据。

第四条  本办法适用于已实现办公自动化管理的市直单位的电子公文归档和档案室、档案馆对电子档案的移交、接收与管理。其他单位的电子公文归档和电子档案管理可参照本办法执行。

涉密电子公文归档和电子档案的管理另行规定。采用专门电子文件管理系统进行电子公文归档和电子档案的管理另行规定。

第五条  在电子公文归档和电子档案管理过程中应遵循其形成和利用的规律,坚持“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的原则。

第六条  各电子公文形成单位应建立电子公文归档管理制度,明确职责分工,切实做好电子公文归档及电子档案的移交工作。单位文秘和业务部门负责电子公文办结后归档;档案部门负责归档电子公文管理;信息部门负责为电子公文和电子档案的管理提供信息化支持。对目前还未实现办公自动化管理、或虽有办公信息系统但未实现文档一体化管理的单位应根据《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 291942012)逐步建立与完善办公信息系统,改进、升级系统功能,确保归档电子公文的真实性、完整性与安全性要求。

第七条  台州市档案局负责对市直单位电子公文归档和电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。档案移交单位和台州市档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。

 

第二章  电子公文归档

 

第八条  电子公文归档坚持实行“双轨制”管理原则。电子公文形成单位必须将具有永久和长期(或30年)保存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立参照关系。

第九条  电子公文形成单位应参照本单位纸质文件的归档范围进行归档并划分保管期限。

第十条  电子公文归档的基本要求:

(一)电子公文以件为单位整理,按照年度-保管期限-机构(问题)或年度-保管期限等分类方案进行分类。

(二)为每件电子公文编制唯一档号。档号的编制规则是“全宗号-年度-保管期限代码-机构(问题)标识-件号”或“全宗号-年度-保管期限代码-件号”,例如“J102-2013-Y-dq-00005或“J102-2013-Y-00005。其中“J102”是全宗号;“2013”是年度,统一用四位数表示;保管期限代码“Y”表示“永久”,“C”表示“长期”或“30年”;机构(问题)标识用两位字母标识,可以用简称中的汉语拼音第一个字母表示,例如“dq”,如无该项内容,则省略;“00005”是件号。电子公文如有相应纸质档案时,则两者档号编制应一致。

(三)归档电子公文内容应包括:归档文件目录、签发稿(包括修改痕迹)、版式文件、拟稿单或承办单、归档文件元数据、附件。

(四)电子公文应采用符合国家规定的、适合长期保存的文件存储格式归档。电子公文以PDFXMLRTF格式归档。目前,Microsoft OfficeWPS Office、方正版式文件以及其他通用软件所生成的文本文件也可以直接归档。

第十一条 电子公文应在办理完毕后实时或定期归档,定期归档应在第二年6月底前完成。已经实现文档一体化全程管理电子文件的单位应在电子公文办理完毕后实时归档。

第十二条  在保证电子公文安全的前提下,有条件的单位应选择在线归档方式,也可采取存储载体离线归档。

第十三条  归档电子公文应真实展现所载内容并可供调取查用,电子公文与其元数据应建立持久有效的关联,并确保电子公文及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠且未被非法更改,确保在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子公文内容真实、完整。

第十四条  经信息技术手段加密的电子公文应在解密后进行归档,压缩电子公文应解压缩后再进行归档。

第三章  电子档案移交

第十五条  属于台州市档案馆接收范围的电子档案,应当向台州市档案馆移交。台州市档案馆电子档案的接收范围为:各单位产生的保管期限为永久、长期(或30年)的电子公文。

第十六条  档案移交单位一般应于电子档案形成后的次年向台州市档案馆移交,当年完成电子档案移交的单位视同完成本年度电子公文登记备份工作,不再向市档案馆进行电子公文登记备份。涉密电子档案目前暂不移交。

第十七条  电子档案移交的基本要求:

(一)元数据应当与电子档案一起移交,一般采用基于XML的封装方式组织档案数据,并用档号命名XML文件名称;不具备XML封装条件的单位,可采用档号建立相应文件夹,将元数据文件和电子档案一同存储在该文件夹内;电子档案就仅仅单个WordWPS等文件的,则用档号直接命名文件名。

(二)电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的,应当在元数据中著录相关信息;

(三)电子档案移交的数据结构、文件格式等要求应符合《台州市市直单位公文类电子档案存储结构》(附件1)。

(四)移交单位应将所有整理好要移交的电子档案及其相关数据打成一个或多个文件包,文件包建议采用ZIPRAR格式压缩,每个文件包大小应小于单张光盘的实际容量,并对每个文件包用MD5作数字摘要。

(五)档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。

第十八条  电子档案移交的主要流程是:组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。

第十九条 电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。

第二十条  离线移交电子档案应当满足下列基本要求:

(一)移交单位一般采用光盘移交电子档案,光盘应当符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)要求,建议选用清华同方档案级光盘、JVC国际档案级光盘、SONY等知名品牌的单盒装光盘;

(二)移交单位一般向台州市档案馆移交一套光盘,光盘应当单个装盒;

(三)移交单位刻录前应对光盘进行材质检测,并以8倍速或不超过8倍速进行刻录,以确保数据刻录的质量。

(四) 存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签(标签的标注方法见附件2),建议用专门的“光盘标签笔”注明。

第二十一条  在线移交电子档案的单位应当通过与管理要求相适应的网络传输电子档案文件包。

第二十二条  档案移交单位在向台州市档案馆移交电子档案之前,应当对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验,合格后方可移交。

第四章  电子档案接收

第二十三条  台州市档案馆应当建立电子档案接收平台,进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。

第二十四条  电子档案接收的主要流程是:检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。

第二十五条  台州市档案馆应当对接收的电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验,合格后方可接收。

第二十六条  电子档案检验合格后办理交接手续,填写《电子档案移交与接收登记表(见附件3),由交接双方签字、盖章,各自留存一份;《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。

第二十七条  档案馆应将电子档案移交过程元数据补充著录到电子档案元数据中。

第二十八条  档案馆应将接收的电子档案纳入数字档案馆系统统一管理,实现长久保存与有效利用

第五章  电子档案保管与利用

第二十九条  按照国家信息安全保护政策与标准要求,档案馆(室)应建立健全电子公文归档与电子档案管理系统以及信息内容安全防护体系,执行严格的安全保密管理制度。

第三十条  档案馆(室)应对馆(室)藏的电子档案进行定期检查,包括人工抽检和技术检测:

(一) 人工抽检主要检验存储在脱机载体中的电子档案,每2年抽检一次,抽样率不低于电子档案总量的10%;

(二) 技术检测主要自动检测系统的在线电子档案数据,通过电子档案数据的完整性、可用性、安全性检测,遍历检测系统中运行的全部电子档案数据,每年检测一次,检测工作应在5个工作日内完成。

在检查过程中发现问题,应及时采取补救措施。

第三十一条  档案馆(室)应建立电子档案备份制度。电子档案的载体备份可选用磁带、硬磁盘或光盘。档案馆(室)应根据《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)等光盘、磁性载体保管的有关标准规范,制定并实施电子档案载体保管相关制度。有条件的馆(室)可采用在线存储备份与异地备份等方式。

第三十二条  电子公文归档和电子档案管理应用系统以及软硬件平台环境、网络存储平台等发生变化时,应当将电子档案做相应的迁移、转换,并及时做好电子档案移交接收数据接口。

第三十三条  电子档案的检测、数据转换、迁移、备份等相关信息应记录元数据保存。

第三十四条  电子档案形成单位和档案馆应依法依规向利用者提供电子档案的检索、利用服务。

第三十五条  电子档案的利用系统应设置科学、严格的利用权限控制,完善登记和审批程序,确保任何电子档案不会超授权范围利用、复制或公布。

第三十六条  电子档案形成单位和档案馆应为利用者提供真实、可靠的电子档案,并采取有效措施确保电子档案在提供利用过程中不受损害。

第四章   

第三十七条  本办法未尽事宜,参照国家其他有关电子文件和电子档案的标准和规定执行。

第三十八条  本办法由台州市档案局负责解释。

第三十九条  本办法自印发之日起试行,《台州市市直单位电子公文归档管理暂行办法》(台档[2007]18号)同时废止。

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