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台州市档案学会2016年年会交流论文01——如何在档案工作各个环节中加强安全和保密工作

发布时间:2016-11-23 13:29 信息来源: 市档案局 浏览次数:

椒江区档案局  黄昕

 

档案是人类社会实践活动中的历史记录,承载着“记录历史、传承文明、服务现实”的重要作用,档案的安全保管是档案工作最基本的任务,在计算机网络技术广泛运用的数字化时代,新型档案载体不断涌现,更为各地档案资源的安全管理提出了更大挑战。2014年中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发[2014]15号),明确提出了建立健全确保档案安全保密的档案安全体系的要求。结合自身工作学习经历,笔者就如何做好档案安全保密工作谈以下几点认识。

一、提高档案安全工作重视程度,加大资源建设投入

我省的档案工作整体发展相对较好,但仍存在着一些地区和部门不够重视档案工作,档案事业发展的保障条件落实不到位的情况。各单位要充分认识加强档案安全工作的重要性,完善档案安全工作领导机制,加强档案安全工作监督管理,落实档案安全主体责任。要加大对档案工作的必要投入,强化经费保障;加大对档案馆、室建设的扶持力度,切实改善档案保管保密条件。严格按照有关规范和标准加快改造或新建、扩建档案库房,进一步提高档案库房的安全防灾标准,采用先进的安全保密技术、设备和材料,改善档案保管保密条件,确保档案安全保密。

二、建立完善档案安全应急管理制度

完善的制度法规是档案工作正常开展的前提,档案的安全保密工作尤其需要严格的依章行事。各地区各部门各单位要建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度,制定应急预案,把档案馆(室)列入重点保护范围,确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置,把损失降到最低限度。定期组织开展档案安全事故处置应急演练,加大对各单位档案安全保管的执法检查力度。

三、提高档案管理人员的综合素质

档案管理必须提高自身的综合素质和保密意识。一是较强的政治素质,恪尽职守,做好档案工作;二是较强的档案法制意识,熟悉档案法律法规内容;三是熟练掌握各类档案软件、涉密载体的操作技能;四是较强的档案保密意识,严格贯彻执行国家保密法规,遵守保密纪律。档案工作人员要明确保密职责,定期签订保密承诺责任书,并严格履行保守国家秘密和工作秘密的义务。档案工作人员要维护档案的完整和安全,按章办事,防止失、泄密事故发生,做到不该说的国家秘密不说,不该知道的国家秘密不问,不该看的国家秘密不看,不该记录的国家秘密不记录。                

四、做好涉密档案的安全保管工作

涉密文件密级的划分、变更和解密,必须按照国家有关制度和规定办理。根据《保密法》规定,将涉密档案文件划分为绝密、机密、秘密三级。档案管理人员要根据档案的不同密级采取相应的管理措施,确保涉密档案不失、泄密。

国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护。国家秘密事项在一定时间内如被泄露,将会对国家安全和利益造成危害。《国家秘密保密期限的规定》对不同密级的保密期限有着严格的规定:除有特殊规定外,绝密级事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年。这里所说的特殊规定是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为长期。凡规定为长期的秘密事项,在授权机关解密前,其他机关、单位应当对其采取长期保密措施,不得擅自决定解密和随意对外提供利用。按照有关规定要求,涉密档案应与非涉密档案分别保管,涉密档案要用单独的库房和相应的保管设备,确保涉密档案的安全。

当然,档案在保管过程中,其密级不是一成不变的,而是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的,大多数是降密或解密。作为档案管理人员应对档案的密级变化做到了如指掌,及时做好本单位涉密档案的升密、降密、解密工作。              

五、加强涉密载体管理、确保档案信息安全

各单位应配置档案专用计算机,并采取有效的身份认证措施,将局域内网与公共外网实行物理隔离,涉密文件具有相应的密级标识。单位内的涉密计算机需报同级保密部门登记,采取相关的安全防护措施,如安装保密防护软件,放置房间安装防盗门窗等,非涉密计算机不得连接涉密移动介质和涉密网络、存储涉密数据。档案管理人员应对涉密移动存储设备进行登记,并定期对涉密电子文档和存储、处理过涉密信息的计算机、移动硬盘、光盘等进行全面、彻底的清理,确保涉密电子数据不被窃取和丢失。对重要电子档案实行异地异质备份保管,确保党和国家重要档案绝对安全。

保障档案信息安全。各级档案行政管理部门按照国家规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系,推进档案信息系统安全等级保护和分级保护工作。建立标准,采取措施,确保电子文件、电子档案长期保存和利用。加强对涉密信息系统的安全保密管理,按照涉及国家秘密的信息系统分级保护要求,严防文件、档案在传输过程中丢失泄密。     

六、加强档案利用过程中的监督工作

加强档案利用监督是确保档案利用过程中不失密、不泄密的重要举措,能有效地发现和制止档案利用过程中不利于档案保密的不良行为,从而做到既能让百姓利用档案,又能保证档案的完整与安全,特别是档案信息安全。要加强档案制度建设,确保档案利用工作有序进行。档案利用制度一般有档案阅览制度、档案外借制度、档案复制制度等。要根据实际情况,对不同层次的利用者确定不用的利用范围,规定不同的审批手续,使档案利用工作有章可循和不失、泄密。涉密档案的调阅必须经指定领导审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅。涉密档案利用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,全力进行补救。

档案安全是档案工作的底线,直接关系到档案工作的可持续发展和档案作用的有效发挥。在计算机网络技术和数字信息传播的新时期,档案安全形势依然严峻,档案工作人员应注重提高相关安全保密意识和技能,切实增强保护档案安全的责任感使命感,建立健全确保档案安全保密的档案安全体系,为档案的开放利用提供坚实保障,服务民生,服务大局,开创档案事业发展的新局面。


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