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台州市综合档案室档案库房管理暂行规定

发布时间:2016-11-30 浏览次数: 字体:[ ]

第一章 总 则

第一条 为了确保档案安全,最大限度延长档案寿命,加强档案库房的科学管理,有效地保障档案资源信息为社会提供服务,参照《档案馆建筑设计规范》(JGJ 25-2010,结合综合档案室档案库房实际,制定本规定。 

第二条 档案库房管理贯彻“以防为主,防治结合”原则,做好温湿度控制和调节,防治有害生物、防尘、防火、防盗,照明管理和档案保管状况检查等方面的工作。

第三条 加强档案库房管理,是档案安全保管的重要保障,是综合档案室管理的重要任务。档案行政管理部门、行业主管部门要加强对综合档案室库房管理工作的检查和指导。

第四条  建立档案库房管理制度,做到管理规范,达到防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗、防火的“八防”要求。

第五条 档案库房管理人员应掌握档案保护技术,不断提高科学管理水平,确保档案安全。

 

第二章 建筑要求

第六条  档案库房建筑设计应遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则,做到功能合理,流程便捷。

第七条  档案库房应满足档案用房 “三分开”的要求,即档案业务工作室、阅档室、档案库房三室分开。做到相互联系又有所分隔,三室应相邻设置。

第八条   档案库房面积应能容纳本单位形成的全部档案,进馆单位应按照保管年限的要求预留10年左右档案存储空间。

第九条 档案库房不建议安排在顶楼、底楼和地下室;远离卫生间、洗浴房和热水房等水源地,远离配电房等火源地。

第十条 档案库房地面应满足承重要求。放置档案箱的档案库房楼面均布活荷载不应小于5kN/m2,采用密集架时不应小于12kN/m2。需加固的楼层必须由有资质的设计单位和施工单位规范设计施工,经质量技术检验部门检测,合格后方可使用。

第十一条  档案库房地面、墙面要求光洁、平整、不易积尘,具有隔热、防潮和防火功能。

第十二条   档案库房的净高应满足消防、照明、通风等功能需求,一般不低于2.60m。如安装密集架时,架顶与天花板之间不少于0.6m; 如层高较高,密集架最高不超过2.5m;库房主通道净宽不少于1.2m,档案装具间净宽不少于0.8m。柜背与墙不少于0.1m,档案装具端部与墙净距离不少于0.6米。档案库内档案装具布置应成行垂直于有窗的墙面。当无窗时,应与管道通风孔开口方向相对应。

第十三条  档案库房不得采用跨层或跨间的通长窗,窗墙面积比不应大于1:10。

    第十四条  给排水管道不应穿越档案库房区域,上下水立管不应安装在与档案库房相邻的内墙上。档案库房所在位置比其他楼地面应高出15mm,并应设置密闭排水口。 

第十五条  档案库房应设两个独立的出入口。档案库房不应与其他档案用房串通使用或采用套间结构。

 

第三章 温湿度控制

第十六条 档案库房温度一般应控制在14~24℃,日变化幅度不超过±2℃;相对湿度一般应控制在45~60%,日变化幅度不超过±5%。

第十七条  档案库门应为保温门;窗的气密性能、水密性能及保温性能分级要求应比办公用房的要求提高一级。

第十八条  库房内应设置温湿度记录仪表,配备去湿机、空调等设备。库房内温湿度应每天记录,掌握温湿度变化情况,随时予以控制调节。有条件的档案库房可配置恒温恒湿全自动监控调节系统。

 

第四章 虫霉防治与除尘

第十九条  新接收的档案应进行技术处理,经检测、消毒、除尘达到要求后,方可进入档案库房存放保管。

第二十条 建立虫霉定期检查制度,发现问题及时处理。

第二十一条 库房门与地面的缝隙不应大于5mm,且宜采用金属门。管道通过档案库房墙壁或档案库房楼、地面处均应用不燃材料填塞密实,其他墙身孔洞也应采取防护措施。

第二十二条 档案库房箱柜应保持整洁,无积尘,严禁将其他用品与档案一同存放。

第二十三条 对影响、恶化库房环境的污染源,应采取措施,及时清除。

 

第五章 防火与防盗

第二十四条 档案库房应配备相应的档案消防器材。面积大的库房可参照档案馆库房采用气体灭火系统或细水喷雾系统。设备应定期检查、维护。

第二十五条 档案库房与其他用房隔墙应采用耐火极限不低于4.0h的防火墙,内部隔墙可采用耐火极限不低于2.0h的不燃烧体。档案库中楼板的耐火极限不应低于1.5h。

    第二十六条  档案库房内严禁设置明火设施,在明显处标识“严禁烟火”警示牌。库房的电源开关应设于库房外,并应设置防止漏电的安全保护装置,控制导线和供电导线应用铜芯导线。配电线路宜采用穿金属管暗敷方式。

第二十七条  档案库房应安装火警及防盗报警装置,库房周围及楼道应设置视频监控等安全防范系统。档案库房门、窗应具有防盗功能。

 

第六章  通风与照明

第二十八条  档案库房宜选用LED照明光源。有窗时应安装防紫外线的窗帘、窗板等遮阳措施,避免阳光直射。

第二十九条  档案库房根据需要安装通风设施,合理安排进风口和排风口,以利库房内外空气交换。档案库外窗的开启扇应设纱窗。

第三十条  档案库房应配备备用照明器材,严禁明火照明。

 

第七章  常用设备与用品

第三十一条   磁性载体档案应选用防磁柜。各类奖杯、奖牌、纪念品、印章等实物档案应选用专门的柜架或装具,大型图纸应采用底图柜存放。

第三十二条  选用密集架时,参照《中华人民共和国行业标准直列式档案密集架》(DA/T 7-1992)执行。

 

第八章 保管与检查

第三十三条   非档案库房管理人员严禁进入库房。特殊情况下因工作需要应在库房管理人员陪同下进入,且应遵守档案库房出入管理规定。

第三十四条   档案库房管理人员应按规定检查库房安全,并按要求做好记录。

第三十五条 建立库房管理台账。档案进出库房,须认真登记、清点、核对、履行出入手续。

第三十六条 档案库房管理人员应定期对库藏档案进行盘点核对、抽检,掌握档案保管情况。档案库房管理人员岗位变动时必须进行一次清点核对,账物相符。

 

附 则

第三十七条  本规定适用于各级各类综合档案室。

第三十八条  各县(市、区)档案行政管理部门可结合本地实际制定实施细则。

第三十九条  本规定自印发之日起实施。

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