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台州市档案学会2016年年会交流论文18——高校智能RFID档案管理探索

发布时间:2016-12-26 16:18 信息来源: 市档案局 浏览次数:

台州职业技术学院 谢建云

 

信息技术的发展,推动了高校档案事业快速发展,高校档案工作者要顺应时代发展的要求,对传统档案管理手段与技术升级与改造,提升工作成效。档案管理从实体档案发展到数字档案再到智慧档案,智慧档案是通过物与物,物与人的互联互通感知,其核心技术是感知技术,作为无线感知的重要手段,RFID技术的快速发展及应用给档案管理的自动化、智能化带来了可能性。

一、RFID技术概述

1.1 RFID技术的概念

RFID(Radio Frequency Identification)技术中文名称为无线射频识别技

术,是一项先进的非接触式自动识别技术,通过射频信号自动识别目标并获取相关信息。一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。它是集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合技术。

1.2 RFID系统工作原理

主要工作原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程。在具体应用中,将特定格式的数据写入RFID电子标签,然后将标签附着在待识别物体的表面,当贴有电子标签的物体进入读写器的识读区域时,读写器以非接触的方式自动读取标签中所保存的数据信息,将其传送至RFID数据管理系统,从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、支持快速读写、无线传输等功能。

二、RFID技术应用于档案馆的功能特点

 2.1储位管理功能

RFID技术极大地增强了管理者对库存档案的信息收集、交换与跟踪能力, RFID能够进行穿透性通信,管理者无需打开档案盒,只需将粘有RFID标签的档案盒在读写器前经过,就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的条目、数量、时间等信息,缩减了管理者的作业环节,提高了作业效率,从而有助于管理者实施馆存档案的可视化、动态化管理。

2.2查询管理功能

RFID读写器可以同时从多个射频标签中快速读取包括档案存放位置、档案内容信息等多项相关数据信息,一次性数据处理量大。一些读写器可以每秒读取200个标签的数据,比传统扫描方式快100倍。在档案需要被查阅时,RFID技术能提供档案目录查询、保管期限等,并发出出库指令,指令通过计算机总线将查询信号传输至档案架,档案架上的指示灯亮起,管理人员按指示灯指示作出库作业。     

2.3统计管理功能

RFID标签信息容量大,体积小、形状多,可以应用于不同载体类型的档案。

档案管理人员可以通过RFID信息管理系统快速对馆存档案进行统计盘点。档案入库前,RFID标签中设定每份档案的保管期限,当到达保管期限时,RFID管理系统自动提醒管理人员相关信息或管理人员到该系统查看将要到期或是已到期销毁的档案信息,再作进一步处理。

2.4安全管理功能

RFID标签的数据存取具有密码保护,识别码独一无二,可以很好的防止档案丢失,实现非法取走报警功能。当档案盒在非正常情况下(不经查询子系统发出出库指令)离开储位,安装于储位区的阅读器将捕捉到这一信息,发出警报。

三、RFID档案管理构架与实践设计

 鉴于以上RFID技术应用于档案馆的功能特点,将其应用于档案管理中不仅能大大提高管理的效率,同时还有助于提高档案管理的安全性。RFID档案管理构架如图所示:

RFID档案管理流程设计:

3.1档案入库

归档的档案入库前,先根据档案类别、年份和保管期限等相关信息对新增档案进行编目,并通过终端管理器写入RFID标签,生成的电子标签数据传送到中心数据库以备系统其他模块调用。

入库时,档案信息管理系统的储位管理系统发出入库指令,读取要入库的档案盒信息,然后储位自动识别模块与档案自动识别模块进行档案盒信息匹配,匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位,确认无误后,管理员发出入库确认信息,确认信息通过计算机总线传递至该档案架,储位指示点亮起,管理人员将档案盒放至指示点所指示的储位,按下储位上的确认按钮,指示灯熄灭,确认信号反馈回管理系统,完成入库。全部档案入库完毕后,在查询管理子系统中可对已入馆的档案信息进行查询,从而实现对档案的可视化、动态化管理。   

3.2档案查阅

查询相关档案时,管理人员首先通过查询管理系统查阅档案的编目号,系统将根据编目号提取中心数据库里所储存的数据信息,核对无误后发出出库指令,储位管理系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号,找到该档案所存放的物理位置。档案管理员发出出库指令,储位指示灯亮起。当档案经过出库口时,出库口的RFID阅读器将读取档案信息反馈给管理系统,管理人员再次确认所查档案与所出库档案一致后确定出库。此时,系统将记录下档案的出库信息。若反馈信息与查询信息不一致,监控模块将向警报模块发出异常警报。 

3.3档案统计

RFID的使用,统计盘点档案将是一项简单快速的工作,由档案信息管理系统的查询系统发出统计指令,RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集,并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。对于不能匹配的信息,管理人员持手持式阅读器进行现场核对,修改系统信息或现场信息,完成档案统计盘点。

3.4 档案安全管理

档案档案信息管理系统中的安全管理系统可实现对档案馆现场的实时监控与异常警报功能,以防止档案被毁、被盗等。每件档案入库时的载体形式、页数等物理特性存入RFID数据管理系统, 由监控模块对这些信息进行监控。在档案被借用归还时,尤其是实物档案,往往会用于展览等活动,管理员对归还档案的物理特性再次进行检测,并与档案借出之前的数据进行核对,从而可以及时发现档案有没有损毁、缺失等。

再者,所有馆藏档案均处于阅读器的读取范围中,当档案被取出时,由出库口的RFID阅读器捕捉档案信息,并与出库指令信息进行核对,如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常出库,监控模块会激活警报模块发出异常情况警报。

3.5 档案销毁

馆藏档案都有规定的保管期限,对于过保管期限的档案一般需要进行销毁处理,以减轻对档案管理资源的占用。档案入馆时,将保管期限写入RFID标签并存储于中心数据库中。在保管过程中,当有档案达到保管期限时,销毁管理系统将自动跳出提示,由管理人员做出销毁或继续保管处理。同时,管理人员也可以通过档案销毁管理系统发出无线指令,由各档案盒上的RFID标签反馈回保管期限信息,实现对档案的有效期限管理。

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